Bent u ontevreden over een scholingsactiviteit of een andere dienst? Laat het ons dan zo snel mogelijk weten. U kunt dit op twee manieren doen: of u neemt contact op met een van onze medewerkers, of u dient een schriftelijke klacht in.

PERSOONLIJK OF SCHRIFTELIJK

Als u een klacht heeft, kunt u die bespreken met een van onze medewerkers. Soms lukt het niet om het probleem met een gesprek op te lossen. Dan kunt u schriftelijk een formele klacht indienen.
Wilt u een schriftelijk een klacht indienen, doe dit dan binnen een jaar nadat de klacht ontstaan is. Zorg dat in uw brief in elk geval de volgende zaken staan:

• Naam, adres en woonplaats
• Klacht plus nadere omschrijving
• De training, cursus of overige dienst waar de klacht over gaat.
• De datum waarop deze activiteit plaatsvond of u deze dienst heeft afgenomen.

VERTROUWELIJKE BEHANDELING

Phrenos behandelt alle klachten vertrouwelijk. Binnen twee weken ontvangt u een ontvangstbevestiging van uw klacht. Hierin staat de afhandeltermijn. Intern winnen wij nadere informatie in bij de medewerker(s) die tot het moment van de klacht verantwoordelijk was (waren) voor uw zaak of zaken. De directeur beoordeelt vervolgens alle informatie en weegt de argumentatie van beide kanten. Zij bespreekt – als er een materieel of financieel belang is – de klacht met de verantwoordelijke programmacoördinator. U krijgt een schriftelijke terugkoppeling van haar standpunt inclusief de argumenten die hieraan ten grondslag liggen.

Registratie

Kenniscentrum Phrenos registreert uw klacht zorgvuldig. Hierin staan de volgende gegevens:

• Naam, adres en woonplaats
• Klacht
• Nadere omschrijving van uw klacht
• Datum van indiening
• Naam van de medewerker die de zaak of zaken waarop uw klacht betrekking heeft, behandelt of beheert
• Training of cursus of overige dienst
• Gevoerde correspondentie over de klacht
• Status van de klacht (in behandeling/afgehandeld)
• Datum en wijze van afhandeling
• Eindbeoordeling van de klacht (gegrond/ongegrond)

Wij bewaren de administratie van uw klacht tot twee jaar na de afhandeling. U kunt tijdens de behandeling van uw klacht, maar ook daarna, uw gegevens opvragen.

BEROEPSCOMMISSIE

U kunt zich in de volgende gevallen richten tot de beroepscommissie.

• Uw klacht wordt ongegrond verklaard en u bent het daar niet mee eens.
• U bent het oneens met de voorgestelde oplossing.

De commissie bestaat uit een onafhankelijke voorzitter en een programmacoördinator die niet bij de klacht betrokken is.
U kunt uw bezwaar richten aan:
Kenniscentrum Phrenos
Beroepscommissie
Postbus 1203
3500 BE UTRECHT

De beroepscommissie neemt in de regel binnen acht weken na ontvangst van uw bezwaar een besluit. Haalt de commissie deze termijn niet? Dan krijgt u hierover een brief. Daarin staat ook de termijn waarbinnen de beroepscommissie het besluit wel gaat nemen. Het oordeel van de beroepscommissie is bindend voor Kenniscentrum Phrenos. Bovenstaande procedure sluit overigens niet uit dat u zich tot de burgerlijke rechter kunt wenden.